La documentation muséale du Musée de Niš est largement préservée de la période d’avant-guerre, créée pendant les années trente ans, dûment gérée et cataloguée, grâce à Aleksandar Nenadović, le secrétaire du temps de la Société du Musée et l’un des fondateurs du musée ethnographique et historique. Après la libération, la documentation est maintenue et ce soin est également pris par Aleksandar Nenadović.
Dans la section de documentation sont gardés les documents très précieux: les documents relatifs à la mise en place du Musée et de la Société du Musée, les documents administration régionale royale (1933 – 1939), les livres des visiteurs du musée, les livres d’inventaires et les protocoles d’enregistrement depuis 1933 et de suite, ainsi que correspondances d’affaires, les rapports de fouilles, des invitations, des lettres et rapports de la même période. Les lettres du célèbre archéologue Vladimir Fuchs, directeur du musée, les télégrammes au Roi Alexandre, au Prince Paul, au Roi Pierre II, le Statut du Bureau de Conservation de la Banovina, le Règlement de la Société du Musée, sont seulement certains de ces, pour le musée, très précieux documents.
Le Département de documentation a été créé en 2000 comme un département séparé du musée. Jusque-là, certain conservateurs individuels, à part leurs collections, géraient la documentation, puis ce travail fut repris par le conservateur documentariste. La documentation fut mise en ordre dans une certaine mesure du possible dans les circonstances actuelles. Au département est lie aussi le laboratoire photo avec l’hémérothèque. Formé en 1953 par la décision du Comité National de la municipalité qui a engagé des fonds pour l’achat d’équipement du laboratoire et de l’appareil et du matériel. Plus tard, à ce département se joint la section de la documentation. Avec l’introduction du premier appareil numérique commence la phase de la documentation photo numérique avec l’établissement du studio photo équipé d’appareils photos et de flash de dernière génération.
Avec la formation de ce département commence réorganisation de la documentation et l’établissement de plusieurs types de formes centrale dont les plus importantes sont: une collection de fichiers d’expositions, d’événements, d’archives photographiques (négatifs et positifs), photos numérisées sur disque avec une base de données, cartes et plans avec les affiches de musée et de la documentation des recherches archéologique, une vidéothèque (centre des médias), ainsi que des documents d’archives comme une entité séparée.
Au cours des dernières années, l’amélioration de la méthodologie a été faite à propos de la réorganisation du matériel de documentation, y compris la transparence et l’ouverture du système aux utilisateurs et l’accessoiriste à la documentation complète, ainsi que la création d’une entité bien organisée. En ce sens, le matériel est classé selon les principes de l’archivistique, posant ainsi les bases du traitement moderne de la documentation muséale.
Les tendances contemporaines impliquent que les nouveaux matériaux sont différemment stockés et traités conformément à l’informatisation de l’institution, ainsi afin d’améliorer la performance professionnelle et la promotion du fonds muséal le Département de la documentation a introduit une nouvelle technologie – l’application de scanners 3D dans la formation des documents numériques, une imprimante à grand-format – traceur, une imprimante A3 laser. En ce sens, on travaille sur la création d’une base de données unique qui contiendrait le matériel numérisé complet. Cette base de données serait créée selon les normes modernes et adaptée aux besoins du musée.
La Bibliothèque professionnelle
La fondateurs du Musée ont reconnu la nécessité d’existence d’une bibliothèque professionnelle qui modifierait, enrichirait et préserverait les connaissances des chercheurs et des passionnés du patrimoine culturel. De cette manier, dans la même 1933, a été fondé la bibliothèque professionnelle du musée.
Dès ce moment, la bibliothèque suit le Musée dans son voyage historique et partage avec lui le sort, en n’interrompant jamais sa propre vie, la vie de l’ouvrage, toujours lié aux activités qui ont eu lieu dans le Musée. Les gardiens des collections du Musée, en comprenant les liens profonds et solides entre le Musée et sa bibliothèque professionnelle, ont acquis la littérature professionnelle dans la manière habituelle. Aujourd’hui, le fonds de la bibliothèque s’enrichit par l’achat, le don, l’échange et le rachat. Le fonds de la bibliothèque, en ce moment, est de plus de 14.000 unités bibliothécaires, soit 8.000 publications monographiques et catalogues, et environ 500 titres de périodiques, c’est-à-dire 6 000 volumes.
La richesse de la bibliothèque fait aussi un certain nombre de livres rares et anciens du XVIIIème, XIXème et XXème siècle (monographies et périodiques), ainsi qu’un certain nombre d’éditions de guerre. Les premiers livres enregistrés sont: « Les acathiste et canons », publié à Kiev en 1791 et « L’histoire de divers nations slovènes » de Jovan Rajić, publiée à Vienne en 1794. Des feuilletons, les titres plus anciens sont: « Le journal national serbe » publié à Budapest en 1840, « Les journaux des lecteurs de Belgrade» (Belgrade, 1848), et une valeur particulière est attribuée aux complets de « L’antiquaire » et du « Messager de la Société savante serbe » du XIXème siècle.
La bibliothèque dispose d’un catalogue alphabétique en papier électronique pour le fonds entier, et un catalogue d’objet pour les monographies, et cours le remplissage du catalogue de l’analytique, c’est-à-dire du contenu des publications sérielles.
Les utilisateurs de la bibliothèque sont, pour la majorité, les chercheurs employés au musée. Quoique spéciale, cette bibliothèque de type clos, en raison de la richesse de la littérature qu’elle possède, chaque jour est plus proche d’un large cercle d’utilisateurs, la communauté scientifique de la ville et au-delà, et est souvent une source d’information précieuse.
L’édition est un segment spécial du Musée. Elle a sa place dans la vie de la bibliothèque et du musée en général, car l’importance de publier les connaissances nouvellement acquises dans le but d’informer le public expert est connue. À cette fin, 1985 a été lancée la revue La collection du Musée de Niš, comme un bulletin annuel du Musée et jusqu’à ce jour 20 volumes ont été publiés. l’édition est présente aussi dans la présentation des collections du musée et des catalogues d’exposition, de guides et de brochures à travers les bâtiments du Musée, qui enlève de l’oubli et nous rappelle les figures historiques ou les événements de Niš et des environs.
